Мы работаем для увеличения
вашей прибыли!
+7 812 448 07 24
8 800 2000 704
г. Санкт-Петербург, Россия
Седова 12, оф. 214
Об Авторе
Илья Жбанов

Коуч программы "Прибыльный бизнес"

Поделитесь с друзьями!

Как правильно отдавать приказы?

Что такое приказ

«ПРИКАЗ – ЭТО УКАЗАНИЕ ИЛИ КОМАНДА, ОТДАННЫЕ УПОЛНОМОЧЕННЫМ ЛИЦОМ ЧЕЛОВЕКУ ИЛИ ГРУППЕ, НА КОТОРЫХ РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ ЕГО ПОЛНОМОЧИЯ. Это подразумевает, что ПРИКАЗЫ идут от начальников к подчиненным». (Л. Рон Хаббард, статья «Оргполитика и приказы

Многие руководители не задумываются, что ответственность за исполнение подчиненным приказа лежит в первую очередь не на сотруднике, а на них самих. И ложится эта ответственность на руководителя раньше, чем на подчиненного – Вы принимаете ее в тот момент, когда подчиненный еще и не подозревает о формулируемом для него приказе.

Итак, как же правильно отдавать приказы? Давайте рассмотрим самые распространенные причины несвоевременного, неточного или полного неисполнения приказов.

Как правильно отдавать приказы

Первое место, конечно же, занимает устная отдача приказов. Одним из инструментов Административной Технологии, разработанной Л. Роном Хаббардом, является письменная коммуникация. Это невероятно важный элемент управления! Например, Вы отдаете устный приказ подчиненному: «Позвони Ольге Александровне и перенеси мою с ней встречу с 14 часов на 16.30».

Элементарный приказ, правда? Кажется, что и смысла нет «бумагу пачкать» и время терять – сказал и пошел дальше по своим делам. Однако! Давайте рассмотрим эту ситуацию с точки зрения подчиненного: он сидит и занимается какими-то своими делами. Тут он получает новый приказ и решает, что выполнит его сразу после того, как закончит текущий цикл. Через 10 минут он искренне хочет выполнить приказ, но уже точно не помнит, на какое время перенести встречу, или не помнит, кому точно звонить, или у него появляется какой-то вопрос. И он мучительно вспоминает или думает на протяжении 5 минут, а потом все равно идет уточнять информацию к руководителю, снова (впервые – в момент получения приказа) теряя свое время и уже отнимая время руководителя. Арифметика здесь достаточно проста: 2 человека потратили по 4 минуты. Сколько рабочего времени было потрачено? Правильно, 8!

Согласитесь, намного удобнее черкануть пару срок на листе бумаги и положить сотруднику на стол, проходя мимо. Это сэкономит и Ваше время, и время сотрудника, это обезопасит Вас от неверного или неполного воспроизведения подчиненным приказа (можно перечитать несколько раз) и повысит шансы на четкое исполнение.

«Каждый приказ руководителя должен быть в письменном виде». (Л. Рон Хаббард, статья «Планшет для приказов и машина времени)

Второе, что часто мешает подчиненному исполнить приказ – отсутствие указания времени исполнения приказа. Это очень важный момент.

В течение дня у сотрудника есть определенный план действий (его еще называют «Боевым планом»). Идеальный вариант, когда Боевой план записан в ежедневнике, и человек отмечает выполненные в течение дня пункты, а невыполненные переносит на следующий день. Даже если Боевого плана нет в написанном виде, он так или иначе присутствует в голове у человека, и задачи расположены там в определенной последовательности. Безусловно, высока вероятность того, что Боевой план содержит пункты, жестко привязанные ко времени, а остальное так или иначе распределяется в «свободное время», но выстраиваются они, на самом деле, по приоритету. Важным фактором в определении приоритетности является срочность выполнения задания - и вот тут мы подходим к самой сути этого пункта.

Очень рекомендую перед отправкой приказа взглянуть на него «свежим взглядом» человека, читающего данный приказ впервые, и задать себе вопрос – «а насколько я понимаю то, что здесь написано?».

Когда приказ не содержит указания на время выполнения, у подчиненного возникает замешательство: он не понимает, КОГДА ему его выполнять? Прямо сейчас? Или это терпит окончания двух срочных циклов, то есть, около часа? Или можно не терзать очень загруженный сегодняшний день и поставить исполнение приказа в завтрашний Боевой план?

Уверен, что никто из руководителей не хочет, чтобы у его подчиненных хотя бы иногда возникало состояние замешательства на посту, поэтому настоятельно рекомендую указывать в приказе время исполнения.

Когда отсутствуют данные, неизбежно возникают вопросы, а это, как мы помним из первого пункта – потеря времени.

И последнее по порядку, но не по значимости – недостаточность данных в приказе. То есть, это любое упущенное данное: куда идти, что брать, кому звонить, что говорить, как составлять, какого размера рисовать, в каком количестве печатать и так далее. Когда отсутствуют данные, неизбежно возникают вопросы, а это, как мы помним из первого пункта – потеря времени.

Очень рекомендую перед отправкой приказа взглянуть на него «свежим взглядом» человека, читающего данный приказ впервые, и задать себе вопрос – «а насколько я понимаю то, что здесь написано?».

Кроме того, очень важный вид данных – причина отдачи этого приказа и важность его выполнения. Если сотрудник понимает, для чего он должен выполнить данный приказ, и осознает, какую роль этот цикл действия играет в общей игре Компании, то согласия с «внезапно свалившимся на него циклом» у него будет намного больше. Почему? Да потому, что будет больше реальности и понимания в отношении этого.

Пример приказа

Итак, идеальный приказ может выглядеть следующим образом:

«Дорогой Петр!

В связи с тем, что у нас на складе скопилось огромное количество китайских канцтоваров на сумму порядка 1 миллиона рублей, которые очень трудно реализовать и вернуть тем самым деньги в оборот, приказываю тебе до 17 часов 20-го октября провести полный анализ товарной матрицы за последние 6 месяцев, в соответствии с которым Отдел закупок 25-го октября произведет закуп новой продукции. Товарную матрицу отправь мне с пометкой «Важно!» в программу Admin Solution of Management .

С уважением, Илья.

19 октября 2014 года».

Ну а теперь (после того, как приказ отдан) не забывайте контролировать его исполнение! Даже самый понятно сформулированный и доступный для понимания приказ может быть не исполнен из-за склероза или наплевательского отношения сотрудника. Ощущение же подчиненным контроля руководства за исполнением и понимание того, что приказ руководителем не забыт, окончательно поднимают шансы на исполнение приказа до 99%!

Не удивляйтесь, если этот процесс займет какое-то время – не сильно ответственным людям свойственно надеяться, что новая инициатива не приживется и скоро пройдет. Однако постоянное соблюдение рекомендаций, которые даны в этой статье, может творить чудеса! Попробуйте и убедитесь в этом сами!

Хотите грамотно ставить цели

2